L’organisation de séminaires éducatifs est l’une des méthodes les plus efficaces pour vous faire connaître comme une personnalité crédible dans votre secteur. Cependant, il existe d’innombrables façons de planifier un séminaire réussi. Il peut donc être difficile de se lancer si vous n’avez jamais organisé de séminaire… ou si vous devez améliorer votre stratégie de marketing actuelle.

Voici un processus d’étapes qui vous aidera à organiser un séminaire exceptionnel et à attirer les participants.

Choisissez un sujet de séminaire

Il est dans votre intérêt de choisir un sujet que la majorité du public ne connaît pas bien et dont il pourrait tirer profit, car il vous permettra de vous positionner comme une figure de proue sur le sujet.

Concentrez-vous moins sur votre « objectif final » et plus sur la valeur que vous pouvez apporter à votre public. Le meilleur moyen d’assurer le succès d’un séminaire est de présenter un sujet dont vous pouvez parler avec passion.

Choisissez l’heure et la date

Nous vous recommandons de choisir une date qui se situe à environ six semaines de la date à laquelle vous commencez à planifier le séminaire. Cela vous laisse suffisamment de temps pour planifier, coordonner et vous entraîner. Vous n’aurez qu’une seule chance d’épater votre public, alors assurez-vous que votre préparation comprend des répétitions jusqu’à ce que votre présentation soit parfaite.

La question de savoir si les séminaires de jour ou de soir ont plus de succès fait l’objet d’un débat, mais cela dépend du type de public que vous souhaitez et de votre sujet. Beaucoup de nos hôtes trouvent que les séminaires de jour ont tendance à attirer les retraités ou les célibataires, tandis que les soirées attirent généralement les couples, les jeunes et les personnes qui ne sont pas encore à la retraite.

Identifiez l’endroit et le lieu idéal

La troisième étape consiste à choisir votre lieu de réunion, et donc à réfléchir à la région et au lieu. Déterminez d’où viennent vos meilleurs clients potentiels et basez vos efforts de marketing sur un lieu situé dans cette zone. Réfléchissez aux zones qui présentent la plus forte concentration de personnes ou à la distance que les participants seraient prêts à parcourir.

Ensuite, réfléchissez à un lieu qui corresponde aux besoins, aux souhaits et aux attentes de votre public. Nous recommandons un lieu axé sur l’éducation, comme un centre communautaire, un campus universitaire, une bibliothèque ou une mairie, qui soit confortable et facilement accessible. L’organisation de séminaires dans des hôtels ou des centres d’affaires donne l’impression d’un leurre, ce qui est exactement ce que vous ne voulez pas.

Une fois que les dates de votre séminaire ont été réservées, contactez le personnel du lieu pour fixer un rendez-vous afin de visiter la salle. À votre arrivée et avant d’entrer dans le bâtiment, vérifiez le stationnement : est-il facile d’entrer et de sortir ? Sera-t-il facile pour vos invités de faire de même ? Si le stationnement est un peu compliqué, vous voudrez communiquer des instructions dans vos courriels aux participants au séminaire.

Lorsque vous serez dans la salle où se déroulera le séminaire, assurez-vous que le WiFi fonctionne, localisez les interrupteurs et les thermostats et vérifiez que l’équipement est à jour et compatible avec votre technologie. Une agence d’organisation d’évènementiel pourra vous assister dans votre processus.

Coordonnez votre stratégie marketing

Nous privilégions le marketing numérique, mais que vous choisissiez le numérique, le publipostage ou une combinaison des deux, sachez que les deux options fournissent un ciblage détaillé et des informations démographiques. Identifiez clairement le public le plus approprié, puis construisez votre marketing autour de lui.

Nous vous recommandons également de tester différents éléments dans vos messages marketing – incorporez plusieurs images, des vidéos, des textes longs et courts, etc. Il n’y a pas de solution miracle pour générer des inscriptions – ce qui résonne chez une personne peut ne pas résonner chez une autre, il est donc préférable de toujours faire des essais.

En particulier si vous utilisez des canaux numériques, surveillez les publicités qui ne sont pas performantes, puis concentrez votre budget sur celles qui le sont le plus.