La plupart des organisations qui comptent plus d’une poignée de personnes doivent avoir une stratégie de communication solide, tant pour la communication interne qu’externe. Qu’il s’agisse de notifications de changements de politique, de procédures quotidiennes ou de tout autre sujet, les employés doivent être informés des choses importantes.

Cela implique également d’élaborer un plan de déménagement des bureaux et de dresser une liste de contrôle des déménagements.

Vous pensez peut-être que la planification d’un déménagement de bureau comporte tellement d’étapes que vous n’avez même pas le temps d’envisager les communications, mais vous devez vraiment prendre un jour ou deux pour élaborer une stratégie ferme qui permettra de tenir les employés et vos clients au courant des changements à venir.

Il est important que vos employés restent directement impliqués dans le déménagement, car ils seront probablement les plus touchés par celui-ci.

Messages internes clés

Les messages clés doivent porter sur le calendrier, l’emballage, la fermeture des bureaux, le nouvel aménagement des bureaux et les détails du nouvel emplacement.

Calendrier : Assurez-vous de dresser une liste de toutes les étapes clés du déménagement afin que chacun sache à quoi s’attendre et quand.

Instructions pour l’emballage : Fournissez au personnel des instructions sur la manière d’emballer leurs bureaux ou leurs cabines pour le déménagement. Ces instructions doivent indiquer où se procurer le matériel d’emballage, ce dont ils sont responsables et les délais.

Prévenir à l’avance de toute fermeture de bureau : Pendant le déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour permettre l’emballage final et le déménagement de l’équipement et du mobilier de bureau. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et qu’il sait si et comment l’entreprise va continuer à fonctionner pendant le déménagement et comment cela affectera son horaire de travail et sa charge de travail.

Nouveau plan du bureau : Le personnel voudra savoir très tôt à quoi ressembleront les nouveaux locaux et comment les bureaux seront aménagés. Auront-ils toujours leur propre espace ou seront-ils désormais installés dans un box ou un plan ouvert ? Veillez à créer un moyen d’informer le personnel de la façon dont son espace de travail pourrait changer.

Le nouvel emplacement, le parking et les possibilités de déplacement : Fournissez au personnel toutes les informations nécessaires sur le nouveau lieu de travail afin qu’il puisse préparer son transport vers le nouvel espace.

Moyens de communiquer les objectifs au personnel

La manière dont vous délivrez le message doit être déterminée par le type de message dont il s’agit. Par exemple, le calendrier peut facilement être diffusé via l’intranet de votre entreprise, tandis que les fermetures de bureaux peuvent être présentées lors d’une réunion du personnel pour s’assurer que les questions peuvent être posées et qu’il est possible d’y répondre.

Intranet : Pour les entreprises ou organisations qui disposent d’un intranet, c’est généralement la meilleure plateforme pour la plupart des messages. Il permet de mettre facilement à jour les dossiers et les informations qui peuvent atteindre tous les employés.

Réunions en personne : Quel que soit le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettre au personnel d’avoir une discussion complète. Vous pouvez également utiliser le temps de réunion pour revoir la manière dont les informations seront communiquées afin que le personnel sache qu’il sera tenu informé.

Le courrier électronique : Bien que le courrier électronique soit facile, ce n’est pas toujours le meilleur moyen de transmettre des informations. Vous ne voulez pas envoyer tant de courriels que les gens ne puissent pas trouver l’information quand ils en ont besoin. Si vous utilisez le courrier électronique, veillez à ne l’utiliser que pour indiquer aux gens où ils peuvent obtenir l’information.

Dossiers communs : Si vous n’avez pas d’intranet, créez un dossier commun sur un disque réseau auquel tout le monde peut accéder.

Tableau d’affichage : Vous pouvez utiliser un espace physique pour afficher des informations. Les gens peuvent le consulter souvent, et il offre également un lieu où les gens peuvent se réunir et discuter de leurs préoccupations.

La mise en œuvre de déménagement d’entreprise avec succès dépend en grande partie du calendrier et de la planification de l’ensemble de la procédure, pour être sûre que la procédure sera exécutée efficacement. Vous pouvez avoir un devis pour votre déménagement professionnel gratuitement et sans engagement cliquez ici.

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